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BF Concierge - Administration et gestion du personnel

N° du cours : FACON-5405-23-1

Public cible

  • Concierges dans une entreprise, commune ou autre institution.

Objectifs

Administration

  • Gérer la correspondance + répondre au téléphone
  • Etablir + traiter la documentation annexe
  • Etablir + traiter les listes, plans et rapports
  • Gérer les stocks
  • Effectuer des commandes
  • Viser + affecter les factures
  • Tenir une statistique énergétique
  • Fournir les bases pour l'établissement d'un budget
  • Surveiller le budget
  • Demander + évaluer des offres
  • Saisir et transmettre les données relatives aux frais annexes
  • Interpréter les données d'une double comptabilité
  • Elaborer + diffuser des moyens d'information pour les locataires
  • Surveiller le respect des contrats de maintenance
  • Elaborer un canevas de carte d'identité du bâtiment.
  • Intégrer les champs et informations nécessaires à la carte d'identité du bâtiment
  • Analyser la carte d'identité et auditionner les candidats.

 

 

 

Gestion du personnel

  • Etablir des cahiers des charges
  • Mener des entretiens avec les collaborateurs
  • Conduire et encourager les collaborateurs
  • Participer à la sélection des collaborateurs
  • Initier et encadrer les collaborateurs
  • Former des apprentis

Contenu

Administration

  • Dans son travail quotidien, le/la concierge doit effectuer des tâches de bureau. Cela porte principalement sur la correspondance écrite et téléphonique avec les locataires, les fournisseurs, les administrations, etc.
  • Pour les assurances, les autorités, les propriétaires et les collaborateurs, le/la concierge doit documenter les tâches qui lui sont attribuées, vérifier régulièrement les documents et les adapter aux nouvelles conditions (par ex. après rénovation).
  • Les listes de matériel, plans de travail, rapport de travail ne sont que trois exemples des nombreux documents que le/la concierge doit élaborer, remanier et gérer.
  • Le/la concierge est responsable dans son domaine de la gestion du matériel de consommation.
  • Le/la concierge effectue les commandes de matériel dans son domaine de compétence.
  • Le/la concierge vise et affecte les factures dans le cadre de son domaine de compétence.
  • Pour constater et contrôler la consommation d'énergie sur son installation, le/la concierge tient une statistique énergétique appropriée.
  • Le/la concierge fournit les documents nécessaires au soutien du processus budgétaire.
  • Le/la concierge surveille les différents postes budgétaires dont il/elle est responsable.
  • Dans le cadre d'une gestion économique, le/la concierge demande différentes offres et les évalue.
  • Le/la concierge saisit les données nécessaires pour le transfert des frais annexes aux locataires et les transmet.
  • Le/la concierge doit connaitre les principes fondamentaux de la double comptabilité afin de pouvoir remplir sa/ses tâche(s) dans le domaine financier.
  • Souvent, le/la concierge doit à la demande de la gérance/des propriétaires élaborer et transmettre des informations importantes aux locataires/utilisateurs.
  • Le/la concierge doit lire les contrats de maintenance pour la personne responsable de l'installation et pouvoir vérifier la fourniture des prestations de travail qui en résulte.

 

Gestion du personnel

  • Les cahiers des charges doivent être vérifiés à intervalles réguliers et le cas échéant adaptés, voire élaborés en cas d'éléments nouveaux.
  • Il convient de mener au moins une fois par an des entretiens avec les collaborateurs. A cette occasion, les objectifs fixés sont vérifiés et les objectifs pour l'année prochaines sont définis en commun.
  • Le/la concierge est responsable des collaborateurs directement subordonnés.
  • En qualité de supérieur hiérarchique, le/la concierge gère des équipes de petite à moyenne taille et favorisent l'évolution professionnelle des collaborateurs.
  • Le/la concierges soutient les services compétents lors du recrutement de nouveaux collaborateurs.
  • Le/la concierges ou un membre de l'équipe doit assurer l'initiation aux processus de travail et l'encadrement des nouveaux collaborateurs pendant la période d'essai.
  • Le/la concierge assure le suivi et l'accompagnement des apprentis pendant leur période de formation. A cet effet, le/la concierge travaille également en collaboration avec les parents et les instituts de formation.

Animation

Techniciens ou praticiens spécialistes du domaine

Reconnaissance

Une attestation ceff sera remise à chaque participant-e.
(Pour un taux de présence minimum de 80%)

Renseignements

ceff ARTISANAT
Pré Jean-Meunier 1, CH-2740 Moutier
Tél. 032 942 43 70, Fax 032 942 43 79
Courriel : fc.artisanat@ceff.ch, http://www.ceff.ch

Nombre de participants

Minimum 12, maximum 20
(les inscriptions seront traitées par ordre d'arrivée)

Prestataire

ceff

Partenaire

ACAEI (Association des Concierges et Agents d’Exploitation Interjurassienne)

Domaine

Conciergerie - Brevets fédéraux - Organisation

Date(s)

Du 04.11.2023 au 22.08.2025

Horaire

De à

Lieu(x)

ceff ARTISANAT, Rue Pré Jean-Meunier 1 , 2740 Moutier

Durée

88 périodes de 45 min

Délai d'inscription

24.10.2023

Hébergement et restauration

Possible sur place

Prix


Examen de module